外协项目流程共四个阶段，须按序推进，前一阶段完成后方可办理下一阶段。
第一阶段：外协合同签订 ➡ 第二阶段：外协合同登记 ➡ 第三阶段：外协项目验收 ➡ 第四阶段：原委托项目结题
第一阶段 外协合同签订
一、前提条件
● 拟列支外协经费的科研项目（以下简称【原委托项目】）经费已到账；
● 原委托项目尚未结题。
二、线上审批（OA流程）
在OA系统中发起《西华大学合同审批单》流程，并在表单＂合同文本＂栏上传以下五项材料：
序号 | 材料名称 | 说明 |
1 | 原委托合同扫描件 | 双方已盖章 |
2 | 外协合同 |
|
3 | 《外协合同利益关联关系申明书》签字扫描件（附件1） | 存在利益关联关系时，科技处须公示5个工作日后方可签订合同 |
4 | 外协单位资质文件 | 法人证书、营业执照等（用于佐证履约资质与业务匹配度） |
5 | 《关于承担外协项目的情况说明》（附件2） | 由外协单位填写并加盖公章，上传扫描件 |
注：涉密项目不上传任何文本，纸质材料直接报送科技处315办公室审查。
三、用印说明
● 默认加盖西华大学合同专用章；
● 如需加盖行政公章或法人章，须在合同审批单“备注”栏中注明。
四、合同盖章
OA审批通过后，打印合同至用印地点盖章。盖章前须注意以下四点：
1. 建议参考律师意见对合同进行修改；
2. 打印或截图本审批表单备存；
3. 在合同盖章页手写签注：「项目联系人：×××，签订时间：××年××月××日」（如无预留位置可自行添加）；
4. 请勿在＂法定代表人/委托代理人＂处签字，归口管理部门需要在此处盖章。我校法定代表人为校长，授权代表为科技处处长。
第二阶段 外协合同登记
（合同签订完成后，方可办理本阶段）
登录校内科研系统→ 科研项目模块 → 外协合同列表 → 执行新增录入：
1. 完整填报外协合同相关信息，并同步上传附件材料已盖章扫描件，提交审核；
2. 提交纸质材料
序号 | 材料 | 要求 |
1 | 《关于承担外协项目的情况说明》盖章原件（附件2） | 标注科研项目编号 |
2 | 双方盖章的外协合同原件 | 标注科研项目编号 |
3. 待科技处线上终审通过后，方可进入第三阶段（外协项目验收）。
纸质材料提交：
● 理工科类项目→ 陈南希老师（321办公室，联系电话：87720086）；
● 人文社科类项目→ 王筱莹老师（320办公室，联系电话：87720953）；
● 军工类项目→ 涂娟老师（315办公室，联系电话：87387439）。
第三阶段 外协项目验收
（科研系统登记审核通过后，方可办理本阶段）
一、组织外协验收（验收方式按外协经费金额）
请提前下载《外协任务验收表》（附件3）并据实填写，按对应方式完成验收。
外协经费金额 | 验收组织方 | 材料要求 |
＜50万元 | 由外协负责人及所属二级单位自行组织 | 外协合同负责人签字 + 学院加盖公章 + 3名验收专家签字 |
≥50万元 | 由科技处统一组织专家开展验收 | 外协任务完成后向科技处申请验收，并按科技处要求参加验收 |
二、系统提交验收申请
1. 在科研系统外协合同列表中，发起验收申请；
2. 上传《外协任务验收表》及验收附件材料（包括但不限于验收报告、外协任务执行情况、成果等验收佐证材料）；
3. 科技处终审通过后，本阶段流程办结，可进入第四阶段（原委托项目结题）
第四阶段 原委托项目结题
（前三阶段全部完成后，方可启动本阶段）
所需纸质材料（共4项）
序号 | 材料名称 |
1 | 原委托项目结题审批表（3份） |
2 | 原委托项目结题证明原件 |
3 | 外协任务验收表原件 |
4 | 外协项目验收附件材料 |
附件：
